Stagemappen of portfolio's zijn vaak gebruikte instrumenten om de stages te begeleiden en te beoordelen. Een groot nadeel hierbij is het erg intensieve nakijkwerk. Zoek naar een gulden middenweg tussen snel nakijken en toch niet inboeten op de kwaliteit in de begeleiding en beoordeling.

Tips voor efficiënt nakijken van stagemateriaal zijn:

Laat studenten niet onnodig uitgebreid documenteren

Beperk waar mogelijk de omvang van de documenten die studenten moeten produceren. Verzamel alleen informatie die nodig is voor de eindbeoordeling. Als ze niet absoluut noodzakelijk zijn, laat deelopdrachten dan weg of beperk ze in omvang. Geef duidelijk aan welke informatie je van studenten verwacht en geef richtlijnen over de omvang ervan.

Laat studenten gestructureerd documenteren

Leer studenten hoe ze stageverslagen goed gestructureerd aanpakken en hoe ze informatie helder kunnen formuleren. Schrijf desnoods een structuur voor het stageverslag voor. Een andere mogelijkheid is studenten een inhoudsopgave laten schrijven (op bijvoorbeeld 1 A4’tje), die inhoudsopgave controleren en de studenten pas hun stageverslag verder te laten uitwerken als die inhoudsopgave goedgekeurd is.

Besteed vooraf aandacht aan de kwaliteit

Besteed in de voorbereiding en de begeleiding van de stage aandacht aan de vereiste kwaliteit die je van het stageverslag of de stagedocumentatie verwacht. Zorg ervoor dat studenten tussentijdse producten – hoewel ze nog niet af zijn – pas inleveren als ze zorgvuldig gemaakt zijn. Stuur slordig werk, desnoods zonder verdere grondige lezing, terug naar de student voor herziening.

Zorg voor goed toegankelijke stageverslagen

Overweeg wat als beoordelaar het makkelijkst is: stageverslagen op papier of elektronisch. Elektronische stageverslagen zijn makkelijker te automatiseren dan papieren stageverslagen. Bovendien maakt de elektronische beschikbaarheid van de stageverslagen het mogelijk om het materiaal met bepaalde software te manipuleren (zoekfunctie, wijzigingen bijhouden bij het verbeteren, etc.) en kan je ze makkelijker delen met andere beoordelaars.

Zorg voor goede nakijkhulpmiddelen

Nakijken verloopt vlotter en sneller als de stagebegeleiders (of wie de stage beoordeelt) duidelijk voor ogen hebben waarop ze moeten letten. Formuleer daarom duidelijke criteria voor de beoordeling, nakijkaanwijzingen en scoringsvoorschriften.