How to Conduct a Feedback Conversation

In een feedbackgesprek koppel je terug aan je student(en) over de geleverde prestatie of gedrag. Maar hoe doe je dat kwaliteitsvol en effectief? Deze onderwijstip gaat in op 

- de vaardigheden die je nodig hebt om een goed gesprek te voeren, 

- concrete handvatten voor een feedbackgesprek, 

- hoe je het best omgaat met defensieve reacties van studenten.

Wil je meer weten over feedback in het algemeen? Lees dan de onderwijstip Feedback: (bijna) alles wat je moet weten.

Essentiële gespreksvaardigheden als feedbackgever

Voor een constructief feedbackgesprek zijn goede gespreksvaardigheden essentieel. Je kan ze onderverdelen in regulerende vaardigheden en luistervaardigheden. 

1. Regulerende vaardigheden

  • Regulerende vaardigheden zorgen voor een gestructureerd gesprek. Je intro bepaalt het verdere verloop en de sfeer van het gesprek. Leg daarom eerst de gesprekspunten en doelen vast. Zo weten beide partijen waarom het gesprek gevoerd wordt en wat er wel en niet aan bod zal komen. Dat voorkomt teleurstelling of ergernis achteraf. Leg ten slotte de beschikbare tijd voor het gesprek vast. 
  • Wees je ervan bewust dat er tijdens het gesprek misverstanden en onduidelijkheden kunnen opduiken. Vraag verduidelijking als dat nodig is. 
  • Ga op het einde van het gesprek na of de doelen bereikt zijn en/of alle gesprekspunten aan bod zijn gekomen. Dat kan door terug te koppelen naar de doelen en de gesprekspunten of door een samenvatting te geven waarin je alle punten behandelt. 

2. Luistervaardigheden

Luistervaardigheid omvat veel meer dan alleen maar het luisteren op zich. Het is namelijk ook belangrijk om een actief luisterende houding aan te nemen, te reflecteren over onderliggende gevoelens, vragen te stellen om meer te weten te komen en samen te vatten om na te gaan of je alle informatie begrepen en verzameld hebt. 

Studenten willen voelen dat er in een feedbackgesprek echt naar hen geluisterd wordt. Dat creëert namelijk een veiligere omgeving. Zo zijn ze meer geneigd hun standpunten mee te delen. Wees dus oprecht geïnteresseerd en bekijk de situatie vanuit hun leefwereld. 

Besteeed aandacht aan je verbale gedrag.

  • Gebruik kleine aanmoedigingen als 'mmm' en 'jaja'. Laat zo merken dat je aandachtig luistert en nog meer informatie verwacht. Deze korte verbale uitingen geven weinig prijs van de eigen ideeën en gedachten en sturen het verhaal niet in een bepaalde richting. Zo krijgen studenten de kans om hun versie te geven. 
  • Zwijg af en toe bewust, en kijk je student(en) aan zodat die de stilte wil(len) opvullen en daardoor meer vertellen.
  • Laat je student(en) uitspreken. 
  • Dwaal niet af.
  • Vraag door waar nodig. 
  • Neutraliseer je gevoelens. 
  • Oordeel niet over (de leefwereld van) je student(en). 

Versterk daarnaast je luisterhouding door je non-verbale gedrag. 

  • Neem een licht voorovergebogen houding aan en draai je schouders in de richting van je student(en).
  • Zoek oogcontact. Zo toon je je interesse, en kan je toetsen of de boodschap is overgekomen. Let op, oogcontact is alleen stimulerend wanneer je ogen die van je student af en toe ontmoeten. Als je staart, kan de student zich namelijk ongemakkelijk voelen. 
  • Beklemtoon je boodschap met je gezichtsuitdrukking. Voorbeelden daarvan vind je op websites over lichaamstaal.  
  • Glimlach.  
  • Knik om aan te geven dat je nog steeds aan het luisteren bent.

Reflecteer met je student(en) over de gevoelens die je (soms negatieve) feedback oproept. Probeer de gevoelens die in de woorden van je student(en) doorklinken in eigen woorden weer te geven. Zo voelt de student zich begrepen en aanvaard, en weet je of je de gevoelens juist hebt geplaatst. Zeg bijvoorbeeld “Ik zie dat je schrikt van deze opmerkingen” of “Ik zie je fronsen”. Dat zijn goede gespreksstarters om ervoor te zorgen dat het geen eenrichtingsverkeer wordt.

Stimuleer studenten om zaken concreter voor te stellen en vage, algemene woorden te vermijden. Zo krijgen alle partijen een klare kijk op de situatie en vermijd je miscommunicatie. Hou er rekening mee dat uitspraken van studenten meerdere vage aspecten kunnen omvatten en dat ze allemaal evenveel verduidelijking nodig hebben.  Stel open vragen zodat je weet wat ze op dat moment belangrijk vinden. Herhaal, vat samen en parafraseer om te controleren of alles voldoende concreet is.

Concrete handvatten voor het feedbackgesprek

Specifiek voor het feedbackgesprek schuift deze onderwijstip enkele concrete handvatten naar voren.

1. Situering binnen het leerproces van je student

Maak het doel van het feedbackgesprek duidelijk voor de start. Verduidelijk dat het leerproces primeert en dat je je student(en) daarin wil begeleiden. Het uiteindelijke doel van feedback is aanknopingspunten en richtlijnen geven zodat je student(en) het leerproces kan bijsturen als dat nodig is. Benadruk dat de feedback het studiegedrag en de prestaties kunnen verbeteren. Herhaal het doel, indien nodig, een of meerdere keren tijdens het feedbackgesprek. 

De eindcompetenties van het opleidingsonderdeel (terug te vinden op de studiefiche van het opleidingsonderdeel) kan je als leidraad bij je feedbackgesprekken gebruiken. Weeg de leerprestaties en het leerproces af tegen die doelstellingen. Zo krijgen je studenten meer inzicht in wat ze al onder de knie hebben en waar ze nog verder aan moeten werken. 

Bekijk onderstaande video als voorbeeld hoe je kan terugkoppelen naar de doelen van de opdracht.

 

Neem de eigen prestaties van je student(en) als vertrekbasis voor je feedback en vergelijk niet met andere studenten.  Verlies daarbij de eindcompetenties niet uit het oog: die moeten studenten immers bereiken aan het einde van de rit.  

2. Focus van je feedback

Geef alleen feedback op gedrag waar studenten iets aan kunnen veranderen. Laat externe omstandigheden niet meespelen. Iemand die stottert bijvoorbeeld geef je geen feedback over de invloed van het stotteren op de relatie met anderen. De student kan dat gedrag immers moeilijk tot niet veranderen. Het wordt een andere zaak als stotteren alleen optreedt in bepaalde situaties. In dat geval is feedback op zijn plaats en moet je samen zoeken hoe je het stotteren tot een minimum kan herleiden.

Gedragsveranderingen vinden sneller plaats als je het gewenste gedrag benadrukt in plaats van het ongewenste. Formuleer je feedback dus zo positief mogelijk. Benadruk niet alleen het negatieve gedrag. Geef aan hoe een student dat gewenste gedrag kan bereiken. 

Vermijd te algemene opmerkingen. Met vage opmerkingen zoals "Je werkstuk was fantastisch" of "Dit was toch echt onvoldoende" kunnen ze hun leerproces immers niet optimaliseren of bijsturen, omdat ze niet concreet weten waaraan ze labels als 'fantastisch' of 'onvoldoende' verdienen. Zeg dus niet "Wees concreter", maar wel "Geef duidelijk aan wat de voor- en nadelen van dit standpunt zijn en waarom je dit standpunt inneemt". 

Bekijk onderstaande video als voorbeeld hoe je specifiek kan zijn in je feedback.

Activeer studenten om alternatieven te bedenken voor hun werkpunten en beperk je daarbij niet tot één enkel antwoord. Als je bijvoorbeeld wil dat je student de volgende keer een gestructureerder verslag indient, kan je in overleg met je student tot verschillende oplossingen komen (bijv. werken met tussentitels, werken met alinea’s). Geef ze niet de pap in de mond, maar laat de student zelf nadenken.

Overdrijf niet met de hoeveelheid informatie die je aan een student geeft zodat ze door de bomen het bos blijven zien. Het heeft weinig zin hen te bedelven onder een stroom van kritiek. Dat is weinig uitnodigend en maakt het voor studenten bijna onmogelijk om hun gedrag aan te passen. Houd je aan maximum drie goedgekozen commentaren per werkstuk. Splits grote hoeveelheden informatie of aanwijzingen op in kleine stapjes en bied die gestructureerd aan. Kies bijvoorbeeld twee hoofdpunten: “Er zijn verschillende dingen waar je kan aan werken, laten we starten met de belangrijkste.” 

3. Verloop van het gesprek

Vraag eerst naar wat studenten zelf vinden van hun werkstuk en waarom ze dat vinden. Vraag naar hoe het proces verlopen is en wat de knelpunten waren. Daardoor krijg je zicht op de zelfinschatting van studenten en hun visie op het geleverde werk, inspanningen en prestaties. Dat kan ook andere aspecten aan het licht brengen die je anders nooit te weten zou komen. Ook dwing je studenten zo om te reflecteren over de kwaliteit van werkstukken en over een eventuele bijsturing. 

In onderstaande video beoordeelt de student zijn werkstuk eerst zelf.

Let op dat je niet te veel nadruk legt op wat fout is gelopen. Wanneer je start met positieve aspecten, is de kans groter dat je studenten aandachtiger luisteren naar wat er beter moet. Opgelet: deze tip geldt niet bij het slechtnieuwsgesprek.  

Onderstaande video toont hoe je als lesgever positief kan starten.

 

Vertrek vanuit het feitelijke gedrag van de student: wat heb je gelezen, gehoord of gezien én welke gevolgen heeft dat gehad of welke indruk heeft dat nagelaten? Zo stimuleer je het leerproces. Dat is niet het geval als je de student onmiddellijk evalueert met termen als 'goed', 'onvoldoende', enz. 

Als studenten niet uit zichzelf reageren, vraag dan om een reactie. Verzeker je ervan dat je studenten begrijpen wat je bedoelt, en stel die vraag expliciet. Vraag pas daarna of ze akkoord gaan met de aangereikte richtlijnen en/of ze veeleer andere oplossingen willen overwegen. 

Zorg voor een schriftelijke neerslag van de gemaakte afspraken en de opmerkingen van je student(en). Je kan het verslag zelf opstellen of door je student(en) laten opstellen. 

4. Formulering

Stem het taalgebruik af op de luisteraar. Vermijd het gebruik van formele taal, bijv. desalniettemin, doch, enz. Dat creëert een overdreven afstand.

Ironische opmerkingen, vaak bedoeld om het feedbackgesprek wat luchtiger te maken, komen vernederend over en hebben op zich niets te maken met feedback. Ze stimuleren het feedbackproces niet. Integendeel: studenten voelen ironische feedback al snel aan als respectloos en beledigend. Ze zijn dan niet geneigd feedback positief te gebruiken in hun leerproces. 

Feedback die niet begrepen wordt, is zinloos. De student moet de feedback interpreteren zoals jij die bedoeld had. Vraag en controleer regelmatig of studenten de aangeboden informatie begrijpen. Zo krijg je zicht op hun kennis en inzicht in je vakgebied. Let extra op bij studenten van wie de Nederlandse of Engelse taalvaardigheid nog niet voldoende ontwikkeld is.

Feedback is een persoonlijke aangelegenheid. Op het moment dat je feedback geeft, geef je je persoonlijke visie over het werk of de prestatie van studenten. Bij het gebruik van jij-boodschappen wijs je de student terecht (“Jij doet iets fout”). Dat houdt het risico in dat de student gaat ontkennen of defensief reageert. In beide gevallen leidt het de aandacht af van wat je wil zeggen. Druk je uit vanuit je eigen positie: “Voor mij komt het over alsof...”. 

Het is van belang dat je als lesgever de feiten weergeeft, omschrijft hoe je je daarbij voelt en wat de gevolgen van deze gedragingen zijn. Die informatie heeft je student nodig om de betekenis van de feedback te kunnen inschatten. Je vindt daar meer informatie over in het onderdeel 'Defensieve reacties van studenten'. 

5. Praktische organisatie

Zorg voor een rustige ruimte waarin je niet voortdurend wordt gestoord door telefoon, binnenlopende studenten, enz. Dat komt de concentratie ten goede en je studenten krijgen het gevoel dat er echt geluisterd wordt naar hen.

Studenten hebben liever regelmatig en snel feedback dan uitgebreide feedback die lang op zich laat wachten. Hoe dichter de feedback aansluit bij het gedrag of de opdracht, hoe groter het inzicht van studenten over hoe ze de uitkomst zelf kunnen beïnvloeden. Het onderwijsleerproces is daarom het best opgebouwd aan de hand van tussentijdse feedback.  

Leg van tevoren vast hoeveel tijd je aan een gesprek wil besteden. Mocht je meerdere gesprekken plannen met een student, communiceer dan het aantal uren dat je beschikbaar bent en hoe je die zal inplannen.  

Defensieve reacties van studenten

Effectieve feedback hangt af van de manier waarop je je feedback geeft en de mate waarin de ontvanger ervoor openstaat en bereid is er iets mee te doen. Soms verloopt feedback niet hoe je het gepland had. Wanneer je negatieve feedback geeft, kan je student defensief reageren, zoals in onderstaande video. 

Hoe ga je het best om met zulke defensieve reacties? 

Begin de feedback met twee onweerlegbare feiten 

  • De student verwachtte zich niet aan een laag cijfer en heeft zich nog niet verzoend met het resultaat. Vermijd daarom eindeloze discussies door het gesprek te starten met twee onweerlegbare punten van feedback.  
  • De lesgever in de filmpjes hierboven begint de feedback met kleine fouten zoals een foute zinsconstructie, terwijl die niet de oorzaak zijn van de slechte score. Daardoor belandt de lesgever al in een discussie zonder de kern van het probleem te raken: de slechte opbouw en argumentatie. 

Vertrek van de doelstellingen 

  • Koppel de prestatie aan de doelstellingen van de opdracht of het examen. Studenten zien dan beter in waar ze heen moeten, wat ze al onder de knie hebben en waar ze nog aan moeten werken.   
  • De lesgever in de filmpjes hierboven vertrekt niet van de doelstelling waardoor de studente niet weet wat ze moet doen om de opdracht te verbeteren. De verwijzing naar een vorig gesprek en het uiteindelijke resultaat tonen dat ook aan. 

Bereid jezelf voor 

  • De lesgever in de filmpjes hierboven heeft niet onmiddellijk zicht op de prestatie van de student waardoor er elementen worden aangehaald die een defensieve reactie oproepen, bijv. de verwijzing naar schrijffouten, het al dan niet onderstrepen van een titel, enz.  
  • Bereid jezelf dus voor als je feedbackgesprekken houdt. Geef je feedback op afspraak, overloop de paper of het examen dan vooraf. Als de studenten vrij kunnen binnenwandelen en feedback vragen, vraag dan even om geduld en bezin je eerst over de prestatie voor je start met het effectieve gesprek.  

Vergelijk niet met andere studenten 

  • De lesgever in de filmpjes hierboven focust zich enkel op de paper van de student in kwestie en gaat, terecht, de vergelijking met de medestudent uit de weg.  
  • Focus dus op objectieve criteria, gebaseerd op de doelen van de taak.  

Onderhandel niet over de score 

  • Wil een student onderhandelen over zijn of haar score, blok de discussie dan onmiddellijk af. Zeg dat je wel feedback wil geven, maar dat je het niet wil hebben over de score.  
  • Blijft de student halsstarrig terugkomen op de score? Rond af en plan (eventueel) een nieuw gesprek.

Meer weten?

Volg de vorming Het feedbackgesprek

 

Lees onderstaande onderwijstips over feedback:

1. Feedback: (bijna) alles wat je moet weten

2. Schrijf- en spreektaken van (individuele) studenten: hoe begeleid je die?  

3. Schrijf- en spreektaken van (individuele) studenten: hoe geef je feedback en evalueer je?  

4. Masterproef: hoe begeleid je die? 

 

Laat je inspireren door je UGent-collega’s. Surf naar de UGent-onderwijspraktijken en vink in de linkerkolom 'Feedback' aan bij 'Thema'.

Last modified July 6, 2022, 4:53 p.m.